Otimização do processo de gestão de amostras em um laboratório clínico

RESUMO

Objetivos: Em 2008, iniciamos um projeto de melhoria visando otimizar a gestão de amostras no laboratório. O referido projeto foi orientado pela metodologia “BPM” (Business Process Management) e baseado em conceitos “Lean Six Sigma”. A abordagem BPM na área técnica do laboratório envolveu distintos níveis hierárquicos agrupados em um time multi-setorial.

Casuística e Métodos: As melhorias no processo de gestão de amostras foram implementadas em 3 principais etapas. Na primeira etapa foi criada ema área unificada de Pré-Análise visando atender todas as áreas técnicas do laboratório. Na segunda etapa foi implementada melhoria na gestão de armazenamento de amostras para materiais enviados para laboratórios de apoio. Esta otimização foi propiciada por melhorias implementadas em nosso sistema laboratorial. No novo processo, etiquetas de código de barras das amostras são lidas por um scanner em duas diferentes fases deste processo. Estes eventos são enviados ao sistema laboratorial permitindo acesso contínuo ao status de cada amostra no processo. Na terceira etapa foi implementado um sistema para gestão do armazenamento e recuperação de amostras, disponibilizado pela Data-Innovations, e que permite rastrear as amostras armazenadas após seu processamento analítico.

Resultados e Conclusões: Ganhos significativos foram obtidos com esse projeto. A maior redução de custos foi obtida no procedimento de recuperação da amostra, com mais de 50% de redução no tempo desta atividade. Além disso, economias significativas são projetadas a partir de redução dos custos de treinamento na área de Pré-Análise e diminuição da taxa de perda de amostras. Em conclusão, verificou-se que uma adequada gestão e melhoria contínua do processo de gestão de amostras no laboratório tem impacto positivo na satisfação dos clientes, na qualidade dos resultados laboratoriais e na utilização eficiente dos recursos disponíveis na empresa.

INTRODUÇÃO

A Gestão de Amostras é um grande desafio para o Laboratório Clínico. Em 2008, nós iniciamos um projeto de melhoria visando otimizar o nosso processo interno de gestão de amostras. Este projeto é parte de uma iniciativa global da empresa para otimizar seus principais processos de negócio. O projeto foi orientado por metodologia BPM (Business Process Management) e baseado em conceitos Lean Six Sigma. A metodologia BPM inclui algumas fases sequenciais: definição do projeto, Análise e mapeamento do processo atual (“Como É”), “Quebrando os modelos mentais”, Modelagem do processo futuro (“Como Será”), e implementação do novo processo. A abordagem BPM na Área Técnica do laboratório envolveu vários níveis hierárquicos em um time multi-setorial. Após a fase “Como É” do projeto de gestão de amostras, várias oportunidades de melhoria foram identificadas e foram utilizadas para a modelagem do novo processo.

OBJETIVOS, CASUÍSTICA E MÉTODOS

As melhorias no processo de gestão de amostras foram implementados em 3 principais etapas.
Na primeira etapa foi criada uma área unificada de Pré-Análise que atende todas as seções analíticas do laboratório. Esta área tem 4 principais atividades: Recepção e Triagem de amostras, Inspeção de amostras, centrifugação, Aliquotagem. A área de Pré-Análise unificado foi implementada próximo à entrada da central técnica, após 2 meses de intenso planejamento. Este planejamento incluiu modificações da área física, mapeamento do processo, treinamento e melhorias no sistema laboratorial. Os objetivos dessa iniciativa foram a otimização da utilização de recursos, disseminação de conhecimentos, inspeção de amostras e ampliar a segurança no procedimento de aliquotagem de amostras.

Na segunda etapa nós implementamos uma melhoria na gestão de armazenamento de amostras para amostras que são enviadas para outros laboratórios de referência. Esta melhoria foi viabilizada por modificações realizadas em nosso sistema laboratorial. O objetivo dessa iniciativa foi permitir rastreamento eletrônico dessas amostras em todas as fases de nosso processo de “Amostras para Laboratórios de Referência”, assegurando rastreabilidade de amostras e diminuição na probabilidade de perda de amostras. No novo processo, etiquetas de código de barras nas amostras são lidas em 2 fases desse processo (no armazenamento de amostras e quando estas são enviadas para o laboratório referência). Estes eventos são enviados ao sistema laboratorial, permitindo acesso contínuo ao status dessas amostras no processo.

Na terceira etapa, nós implementamos um sistema para gestão do armazenamento e recuperação de amostras. Este sistema foi disponibilizado pela Data-innovations em seu "Instrument Manager™" e permite rastrear amostras armazenadas após seu processamento analítico. O objetivo dessa melhoria foi diminuir o tempo para recuperação de amostras, diminuindo o tempo dos resultados laboratoriais, assegurando o atendimento dos requisitos clínicos e necessidades dos clientes.

RESULTADOS

ÁREA DE PRÉ-ANÁLISES UNIFICADAS

Recepção de Amostras e Triagem

recepção e amostras de triagem

Inspeção Amostras


inspeção amostras

Centrifugação

centrifugação

Aliquotagem

aliquotagem

OTIMIZAÇÃO DE PROCESSO PARA AMOSTRAS ENVIADAS À LABORATÓRIOS DE REFERÊNCIA




GESTÃO DE ARMAZENAMENTO E RECUPERAÇÃO DE AMOSTRAS


Software (Data-Innovation) para gestão de armazenamento e recuperação de amostras

software data innovation

data innovation

CONCLUSÕES

Nós obtivemos ganhos significativos com este projeto. Os maiores ganhos em custos foram verificados na recuperação de amostras, com mais de 50% de redução de tempo. Adicionalmente, ganhos significativos são esperados com a redução de custos de treinamento com a área de Pré-Análise unificada e com a diminuição do número de amostras não encontradas. Concluindo, nós encontramos que uma adequada gestão e melhoria contínua no processo de gestão de amostras tem impacto positivo na satisfação de clientes, qualidade dos resultados laboratoriais e eficiência da utilização de recursos na empresa.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Hammer, M.; Champy, J. Reengineering the corporation. New York, HarperBusiness, 1994.
Mendes, M. E. et al. Gestão por processos no laboratório clínico. 2007.
Womack, J.; Jones, D. Lean Solutions. Rio de Janeiro, Elsevier, 2006.

AUTORIA

BERLITZ, F.
Weinmann Laboratório - Porto Alegre, Brasil
fberlitz@weinmann.com.br